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Recopilación de Normas Servicios Financieros LIBRO V - TÍTULO II
7 de Enero, 2013
Vigente
Libro V (Información de Entidades Supervisadas) - Título II (Envío y Recepción de Información)
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Artículo 1° - (Requisitos)
Las entidades supervisadas deben verificar que la correspondencia remitida a la Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero (ASFI), cumple con los siguientes requisitos:
Cuando la correspondencia sea entregada por un mensajero de la entidad supervisada y no cumpla
con alguno de los requisitos establecidos, Mesa de Entrada rechazará la recepción de la misma, devolviéndola de forma inmediata. En caso de ser recepcionada, ésta podrá ser tratada
posteriormente, como correspondencia No Recibida.
Artículo 2° - (Clasificador de asuntos y procesos)
Los temas que han sido definidos por ASFI para ser referenciados como asunto, están organizados por temas generales y detallados en el cuadro “Clasificador de Asuntos para el Envío de Correspondencia a la Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero”, que se encuentra disponible para su consulta y descarga en los sitios web de ASFI y de la red Supernet.
Artículo 3° - (Documentos remitidos vía fax)
Los documentos enviados previamente a ASFI, vía fax, deben ser citados en su original, en la parte superior derecha con la frase "Transmitido por fax", a fin de evitar la generación de números distintos para un mismo documento. Para lo cual, se debe utilizar un sello que contenga impresa la citada frase.
Para que la correspondencia enviada por fax se considere como válida, debe contener la nota formal y todos los documentos adjuntos señalados en la misma. Caso contrario, ASFI consignará como fecha de recepción válida aquella en la que dicha correspondencia sea entregada físicamente en sus oficinas.
Artículo 4° - (Papeletas por multas y/o sanciones)
Para efectos de control y fiscalización, las remisiones de papeletas de depósito por multas y/o sanciones administrativas deben ser acompañadas necesariamente de una carta que especifique el concepto por el cual se efectuó el depósito, el monto del mismo y el Trámite, si corresponde.
Artículo 5° - (Información sujeta a plazo)
La correspondencia referida a la remisión de información requerida por la Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero, sujeta a plazo específico, debe ser entregada o enviada a la Oficina Central de ASFI en la ciudad de La Paz o a las oficinas de ésta en otros departamentos, acompañada de una nota formal.
La fecha de recepción registrada por ASFI al momento de recibir la correspondencia, será considerada como válida para efectos del control de cumplimiento.
La información remitida, debe estar claramente descrita en la nota formal, detallando los datos básicos señalados en el Artículo 1° (Requisitos) de la presente Sección, así como precisando los siguientes aspectos:
Artículo 6° - (Información periódica)
La correspondencia referida a la remisión de información periódica a la Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero, establecida en el Reglamento para el Envío de Información a la Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero, contenido en el Capítulo III, Título II, Libro 5° de la RNSF, debe ser enviada o entregada en la Oficina Central de ASFI en la ciudad de La Paz o en las oficinas de ésta en otros departamentos, acompañada de una nota formal. Al efecto, cada uno de los reportes o anexos requeridos, debe ser remitido en forma separada.
Para efectos del cómputo de multas se considerará como válida la fecha de recepción registrada en la Oficina de ASFI dónde se recibió la correspondencia, según lo determinado en el Reglamento de Aplicación de Multas por Retraso en el Envío de Información a la Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero, contenido en el Capítulo IV, Título II, Libro 5° de la RNSF.
La información periódica remitida, debe estar claramente descrita en la nota formal, detallando los datos básicos señalados en el Artículo 1° (Requisitos) de la presente Sección, así como precisando los siguientes aspectos:
Las entidades supervisadas deben verificar que la correspondencia remitida a la Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero (ASFI), cumple con los siguientes requisitos:
| a) | Datos básicos: La correspondencia entregada o enviada a ASFI, debe ser remitida con una nota
formal, la cual debe contener mínimamente los siguientes datos: |
| 1. | Fecha: Debe ser actual o anterior, no se debe consignar una fecha futura; | |
| 2. | Número o Cite del documento; | |
| 3. | Destinatario: Toda correspondencia enviada a esta Autoridad de Supervisión, debe estar
dirigida a la Directora General Ejecutiva o Director General Ejecutivo de ASFI
(consignando nombre y cargo), en su condición de Máxima Autoridad Ejecutiva; no puede
estar dirigida a Directores y/o Jefes u otros servidores públicos, siendo posible si fuera
necesario, consignar a continuación la frase: “En atención” a una Dirección o Jefatura; | |
| 4. | Asunto o referencia: En la que se debe incorporar el número del Trámite consignado en el
documento anterior, si corresponde; | |
| 5. | Firma del personero legal autorizado: Conforme lo señalado en el Artículo 2° de la Sección
2 del presente Reglamento; | |
| 6. | Emisor: Señalando de manera clara y precisa su nombre y cargo en la entidad supervisada. |
| b) | Detalle de adjuntos: |
| 1. | En caso de contener adjuntos, éstos deben ser detallados explícitamente en la nota,
debiendo existir correlación entre lo mencionado y los documentos adjuntos (nombre,
cantidad y foliación, cuando corresponda). | |
| 2. | La foliación debe realizarse de atrás hacia adelante en la parte superior derecha (solo
anverso). No es requerida la foliación en los documentos publicados por la entidad que se
remitan adjuntos, como ser: boletines, revistas, libros y memorias anuales, entre otros. |
| c) | Toda la documentación debe ser legible. |
| d) | Todo documento recibido por ASFI, independientemente de la forma de envío (Servicio de
mensajería “express” o mensajero), será registrado bajo revisión y control de Mesa de Entrada y
se le asignará un número de identificación único para su seguimiento; |
| e) | Cada documento debe tratar sobre un solo Trámite y en consecuencia, sobre un mismo asunto; |
| f) | En caso de que el documento constituya la continuidad de una tramitación previa ante ASFI o
iniciada en ésta, en la parte de referencia del documento debe citar lo siguiente: |
| 1. | El número del Trámite consignado en el documento anterior; | |
| 2. | La referencia correspondiente a esa tramitación o asunto. |
Artículo 2° - (Clasificador de asuntos y procesos)
Los temas que han sido definidos por ASFI para ser referenciados como asunto, están organizados por temas generales y detallados en el cuadro “Clasificador de Asuntos para el Envío de Correspondencia a la Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero”, que se encuentra disponible para su consulta y descarga en los sitios web de ASFI y de la red Supernet.
Artículo 3° - (Documentos remitidos vía fax)
Los documentos enviados previamente a ASFI, vía fax, deben ser citados en su original, en la parte superior derecha con la frase "Transmitido por fax", a fin de evitar la generación de números distintos para un mismo documento. Para lo cual, se debe utilizar un sello que contenga impresa la citada frase.
Para que la correspondencia enviada por fax se considere como válida, debe contener la nota formal y todos los documentos adjuntos señalados en la misma. Caso contrario, ASFI consignará como fecha de recepción válida aquella en la que dicha correspondencia sea entregada físicamente en sus oficinas.
Artículo 4° - (Papeletas por multas y/o sanciones)
Para efectos de control y fiscalización, las remisiones de papeletas de depósito por multas y/o sanciones administrativas deben ser acompañadas necesariamente de una carta que especifique el concepto por el cual se efectuó el depósito, el monto del mismo y el Trámite, si corresponde.
Artículo 5° - (Información sujeta a plazo)
La correspondencia referida a la remisión de información requerida por la Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero, sujeta a plazo específico, debe ser entregada o enviada a la Oficina Central de ASFI en la ciudad de La Paz o a las oficinas de ésta en otros departamentos, acompañada de una nota formal.
La fecha de recepción registrada por ASFI al momento de recibir la correspondencia, será considerada como válida para efectos del control de cumplimiento.
La información remitida, debe estar claramente descrita en la nota formal, detallando los datos básicos señalados en el Artículo 1° (Requisitos) de la presente Sección, así como precisando los siguientes aspectos:
| a) | En la referencia: |
| 1. | El número de Trámite del documento a través del cual ASFI instruyó el envío de la
información; | |
| 2. | La sigla de la entidad supervisada, conforme se encuentra detallada en la tabla “RPT007 -
Entidades Financieras” del Manual del Sistema de Información y Comunicaciones de
ASFI, seguida de un guion (-) y el texto de la referencia de la nota citada en el numeral
precedente. |
| b) |
En el contenido: el cite y la fecha del documento con el que ASFI requirió la información. Ejemplo: REF: TRÁMITE N° T-987456 CJN – DETALLE DE PUNTOS DE ATENCIÓN FINANCIERA (…) en la Carta Circular ASFI/DNP/R-113838/2015 de 15 de junio de 2015(…) |
| c) |
Cuando se trate de una justificación por no reportar información, se debe especificar el
número de Trámite asignado a la nota inicial y la palabra "JUSTIFICATIVOS” en la
referencia. Ejemplo: REF: T-2009060166 CFA – DETALLE DE PUNTOS DE ATENCIÓN FINANCIERA (JUSTIFICATIVOS) |
| d) | Toda remisión de información adjunta a la nota formal en medio digital o magnético, debe
tener un rótulo conteniendo como mínimo la sigla y el nombre de la entidad supervisada, el
nombre del reporte, el periodo al cual corresponde la información y fecha de corte, si
amerita; cuando dicha información no esté claramente identificada será rechazada y devuelta
por Mesa de Entrada y/o considerada como No Recibida, según corresponda. |
La correspondencia referida a la remisión de información periódica a la Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero, establecida en el Reglamento para el Envío de Información a la Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero, contenido en el Capítulo III, Título II, Libro 5° de la RNSF, debe ser enviada o entregada en la Oficina Central de ASFI en la ciudad de La Paz o en las oficinas de ésta en otros departamentos, acompañada de una nota formal. Al efecto, cada uno de los reportes o anexos requeridos, debe ser remitido en forma separada.
Para efectos del cómputo de multas se considerará como válida la fecha de recepción registrada en la Oficina de ASFI dónde se recibió la correspondencia, según lo determinado en el Reglamento de Aplicación de Multas por Retraso en el Envío de Información a la Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero, contenido en el Capítulo IV, Título II, Libro 5° de la RNSF.
La información periódica remitida, debe estar claramente descrita en la nota formal, detallando los datos básicos señalados en el Artículo 1° (Requisitos) de la presente Sección, así como precisando los siguientes aspectos:
| a) | En la referencia: La sigla de la entidad supervisada conforme se encuentra detallada en la
tabla “RPT007 - Entidades Financieras” del Manual del Sistema de Información y
Comunicaciones, seguida de un guion (-), el texto “ENVÍO DE INFORMACIÓN
PERIÓDICA”, la periodicidad, así como la fecha de corte de la información, cuando
corresponda. |
| b) | En el contenido: Un cuadro en el cual se detallen el código y nombre del reporte adjunto,
conforme se encuentran descritos en el Anexo 1: Cuadro Consolidado de Información
Periódica del Reglamento para el Envío de Información a la Autoridad de Supervisión del
Sistema Financiero, contenido en el Capítulo III, Título II, Libro 5° de la RNSF, la
descripción del periodo, la fecha de corte de la información o la gestión (cuando el reporte
no tiene fecha de corte), según corresponda. Ejemplo 1: REF: BNB – ENVÍO DE INFORMACIÓN PERIÓDICA TRIMESTRAL AL 31 DE MARZO DE 2015 (…) adjunto el siguiente reporte: |
| Código | Detalle de la Información | Periodo | Fecha de Corte | Folios |
| T001 | Acta de Evaluación y Calificación de Cartera | Primer trimestre | 31/03/2015 | 1 - 3 |
|
Ejemplo 2: REF: CSP – ENVÍO DE INFORMACIÓN PERIÓDICA SEMESTRAL AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014 (…) adjunto el siguiente reporte: |
| Código | Detalle de la Información | Periodo | Fecha de Corte | Folios |
| SM01 | Formas C, D y E | Segundo semestre | 31/12/2014 | 1 - 4 |
|
Ejemplo 3: REF: CCA – ENVÍO DE INFORMACIÓN PERIÓDICA ANUAL AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014 (…) adjunto el siguiente reporte: |
| Código | Detalle de la Información | Fecha de Corte | Folios |
| A003 | Estados financieros con dictamen e informes de auditoría externa. | 31/12/2014 | 1 - 6 |
| Ejemplo 4: REF: CCA – ENVÍO DE INFORMACIÓN PERIÓDICA ANUAL (…) adjunto el siguiente reporte: |
| Código | Detalle de la Información | Fecha de Corte | Folios |
| A009 | Informe del Auditor Interno respecto a la aplicación del Reglamento de control de la suficiencia patrimonial y ponderación de activos. | 2014 | 1 - 6 |
| Ejemplo 5: REF: BDB – ENVÍO DE INFORMACIÓN PERIÓDICA ANUAL (…) adjunto el siguiente reporte: |
| Código | Detalle de la Información | Fecha de Corte | Folios |
| A008 | Plan anual de trabajo de auditoría interna y copia legalizada del acta de su aprobación. | 2016 | 1 - 8 |
| c) | Cuando se trate de información corregida, incluir en la referencia el número de Trámite
asignado a la nota inicial y la palabra "CORREGIDA" y en el contenido se debe señalar el cite y
la fecha del documento con el que ASFI observó el reporte realizado por la entidad supervisada; Ejemplo: REF: T-2009060166 CSO – ENVÍO DE INFORMACIÓN PERIÓDICA SEMESTRAL AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014 (CORREGIDA) (…) en la Carta ASFI/DSR I/R-252536/2015 de 3 de agosto de 2015 (…), adjunto el siguiente reporte: |
| Código | Detalle de la Información | Periodo | Fecha de Corte | Folios |
| SM01 | Formas C, D y E | Segundo semestre | 31/12/2014 | 1 - 5 |
| d) | Toda remisión de información adjunta a la nota formal en medio digital o magnético, debe tener un rótulo conteniendo como mínimo la sigla y el nombre de la entidad supervisada, el nombre del reporte, el periodo al cual corresponde la información y fecha de corte, si amerita; cuando dicha información no esté claramente identificada será rechazada y devuelta por Mesa de Entrada y/o considerada como No Recibida, según corresponda. |