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Circular ASFI 2015 333
8 de Octubre, 2015
Vigente
Notifica y pone en vigencia las modificaciones al Reglamento de Control Interno y Auditores Internos, aprobadas por RA ASFI 819/2015 de 08/10/2015
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Artículo 1° - (Comité de Auditoría)
El Directorio, excepto Casas de Cambio con personalidad jurídica, deben constituir un Comité de Auditoría conformado por tres (3) personas, miembros o no del Directorio, uno de los cuales presidirá el Comité de Auditoría. El auditor interno y los integrantes de la Unidad de Auditoria Interna no podrán formar parte de dicho Comité.
En caso de las Entidades Financieras de Vivienda, al menos un socio elegido aleatoriamente debe formar parte del Comité de Auditoría, en el marco de lo dispuesto en el Artículo 256 de la Ley N° 393 de Servicios Financieros (LSF).
Artículo 2° - (Consejo de Vigilancia)
En el caso de las Cooperativas de Ahorro y Crédito, el Consejo de Vigilancia será el equivalente del Comité de Auditoría, el cual debe cumplir con las funciones y responsabilidades establecidas en el presente Reglamento y las demás previstas en la Ley N° 356 General de Cooperativas, el Decreto Supremo N° 1995 de 13 de mayo de 2014, el Reglamento para Cooperativas de Ahorro y Crédito, contenido en el Capítulo III, Título I, Libro 1° de la Recopilación de Normas para Servicios Financieros (RNSF) y sus propios Estatutos Orgánicos.
Artículo 3° - (Responsabilidad y funciones del Comité de Auditoría y Consejo de Vigilancia)
Es responsabilidad de los miembros del Comité de Auditoría o Consejo de Vigilancia, según corresponda, informar de inmediato al Directorio, y en el caso de las Cooperativas de Ahorro y Crédito a la Asamblea General de Socios, las situaciones en las que existan deficiencias que afecten el normal desarrollo de las actividades de la entidad supervisada o cuando se incumpla la legislación vigente, normas y los reglamentos emitidos por la Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero (ASFI). El Comité de Auditoría o el Consejo de Vigilancia, según corresponda, deben cumplir, como mínimo, con las siguientes funciones:
Adicionalmente a estas responsabilidades, el Consejo de Vigilancia debe:
Artículo 4° - (Comité de Auditoría de sucursales de bancos del extranjero)
En el caso de sucursales de de bancos del extranjero establecidas en el país, las responsabilidades y funciones del Comité de Auditoría señaladas en el presente Reglamento, podrán ser ejercidas por la oficina central del exterior, aplicando las políticas y prácticas emitidas por dicha oficina, las cuales deben estar a disposición de ASFI.
Artículo 5° - (Reuniones del Comité de Auditoría y Consejo de Vigilancia)
El Comité de Auditoria o el Consejo de Vigilancia DEBEN reunirse con la periodicidad que establezca su reglamento interno de trabajo, sin perjuicio de reuniones extraordinarias. En dichas reuniones podrán participar el Gerente General, Auditor Interno y los funcionarios que el Comité de Auditoria o Consejo de Vigilancia consideren necesarios. También podrán participar los auditores externos, síndicos, inspectores de vigilancia o fiscalizadores internos,según corresponda.
Los acuerdos adoptados en las reuniones deben constar en un Libro de Actas que incluya las firmas de los participantes, debiendo adjuntarse documentación que se hubiesen revisado en dicha reunión, sea en medio físico o magnético, la cual debe estar a disposición de ASFI.
Artículo 6° - (Reglamento interno de trabajo del Comité de Auditoría y del Consejo de Vigilancia)
El Comité de Auditoría o Consejo de Vigilancia debe elaborar su reglamento interno de trabajo que será aprobado por el Directorio o por el propio Consejo de Vigilancia, el cual contendrá como mínimo lo siguiente nombramiento, conformación, , responsabilidades, funciones, prohibiciones, actas, confidencialidad de la información, ética y normas de conducta, conflicto de intereses y periodicidad de reuniones. Dicho reglamento debe estar adecuado a las disposiciones emitidas por la ASFI.
Artículo 7° - (Requisitos para los miembros del Comité de Auditoría o Consejo de Vigilancia)
Los miembros del Comité de Auditoría o Consejo de Vigilancia deben ser independientes, no ejecutivos ni funcionarios de la entidad supervisada, no presentar conflictos de intereses, que sean capaces de tener un juicio independiente sobre la información financiera de la entidad.
Los miembros de Comité de Auditoría y del Consejo de Vigilancia no deben incurrir en los impedimentos para el ejercicio de funciones de control señaladas en el Artículo 442 de la LSF. En el caso del Consejo de Vigilancia, debe cumplir además lo dispuesto en el Reglamento para Cooperativas de Ahorro y Crédito, contenido en el Capítulo III, Título I, Libro 1° de la RNSF. Al menos uno (1) de los miembros del Comité de Auditoría o Consejo de Vigilancia no debe haber tenido intervención directa en la gestión de la entidad supervisada en los dos (2) años anteriores a su designación. Asimismo, al menos un (1) miembro del Comité de Auditoría o Consejo de Vigilancia debe tener una amplia base de conocimientos de banca, finanzas, gestión de riesgos control interno y contabilidad.
Artículo 8° - (Período de vigencia)
Los miembros de Comité de Auditoría permanecerán en sus funciones por un periodo mínimo de dos (2) años, siempre que su mandato como directores no expire antes y un máximo de cuatro (4) años, no pudiendo ser reelegidos hasta pasados los dos (2) años siguientes. La renovación se realizará alternadamente de un miembro por año, de tal manera que permanezca en el mismo, por lo menos un miembro con experiencia en dichas funciones. El nombramiento y remoción de los miembros del Comité de Auditoría, debe ser comunicada a ASFI y remitirse copia legalizada del acta de Directorio, así como un informe de éste sobre el cumplimiento de lo dispuesto en esta Sección y el reglamento interno de trabajo del Comité dentro de los siguientes diez 10 días calendario.
Las funciones de los miembros del Consejo de Vigilancia serán ejercidas por el período que dispuesto en el Artículo 7°, Sección 7 del Reglamento para Cooperativas de Ahorro y Crédito, contenido en el Capítulo III, Título I, Libro 1° de la RNSF. El nombramiento y remoción de los miembros del Consejo de Vigilancia deben ser informados a ASFI, adjuntando el Acta de la Asamblea de Socios, así como un informe del Consejo de Vigilancia referido al cumplimiento de lo dispuesto en esta Sección y el reglamento interno de trabajo de este Consejo, dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la designación.
El Directorio, excepto Casas de Cambio con personalidad jurídica, deben constituir un Comité de Auditoría conformado por tres (3) personas, miembros o no del Directorio, uno de los cuales presidirá el Comité de Auditoría. El auditor interno y los integrantes de la Unidad de Auditoria Interna no podrán formar parte de dicho Comité.
En caso de las Entidades Financieras de Vivienda, al menos un socio elegido aleatoriamente debe formar parte del Comité de Auditoría, en el marco de lo dispuesto en el Artículo 256 de la Ley N° 393 de Servicios Financieros (LSF).
Artículo 2° - (Consejo de Vigilancia)
En el caso de las Cooperativas de Ahorro y Crédito, el Consejo de Vigilancia será el equivalente del Comité de Auditoría, el cual debe cumplir con las funciones y responsabilidades establecidas en el presente Reglamento y las demás previstas en la Ley N° 356 General de Cooperativas, el Decreto Supremo N° 1995 de 13 de mayo de 2014, el Reglamento para Cooperativas de Ahorro y Crédito, contenido en el Capítulo III, Título I, Libro 1° de la Recopilación de Normas para Servicios Financieros (RNSF) y sus propios Estatutos Orgánicos.
Artículo 3° - (Responsabilidad y funciones del Comité de Auditoría y Consejo de Vigilancia)
Es responsabilidad de los miembros del Comité de Auditoría o Consejo de Vigilancia, según corresponda, informar de inmediato al Directorio, y en el caso de las Cooperativas de Ahorro y Crédito a la Asamblea General de Socios, las situaciones en las que existan deficiencias que afecten el normal desarrollo de las actividades de la entidad supervisada o cuando se incumpla la legislación vigente, normas y los reglamentos emitidos por la Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero (ASFI). El Comité de Auditoría o el Consejo de Vigilancia, según corresponda, deben cumplir, como mínimo, con las siguientes funciones:
| a) |
Informar y dar opinión al Directorio u Órgano equivalente sobre los resultados de las evaluaciones efectuadas por la
Unidad de Auditoría Interna, al menos cada tres (3) meses. En el caso de las Cooperativas
de Ahorro y Crédito, el Consejo de Vigilancia a la Asamblea
General de Socios, de acuerdo a la periodicidad establecida en sus Estatutos; |
| b) |
Asegurarse de que al menos una (1) vez al año, el Directorio u Órgano equivalente
revise la estructura organizacional, los manuales operativos, de organización y
funciones, así como las modificaciones de los mismos; |
| c) |
Conocer los principales riesgos que enfrenta la entidad y controlar que los límites
aceptables para dichos riesgos se cumplen; |
| d) |
Asegurarse que en todo momento, la entidad supervisada cuente con una Unidad de
Auditoría Interna, en observancia de lo dispuesto en el Artículo 438 de la LSF; |
| e) |
Revisar y solicitar, a la instancia que corresponda, la aprobación del Plan Anual de
Trabajo de la Unidad de Auditoría Interna. En el caso Cooperativas de Ahorro y Crédito, revisar y aprobar el mismo; |
| f) |
Asegurarse que se cumpla el Plan Anual de Trabajo de la Unidad de Auditoría Interna y
proponer modificaciones y/o ajustes, debidamente justificados; |
| g) |
Evaluar el desempeño y la debida diligencia de la Unidad de Auditoría Interna en los
trabajos realizados, para tomar las acciones correctivas que correspondan; |
| h) |
Evaluar si los auditores internos están supervisando los controles e identificando los
riesgos emergentes; |
| i) |
Recomendar al Directorio, la remoción o relección del Auditor Interno, Auditor Externo y de la Calificadora de Riesgo. En el caso de las Cooperativas de Ahorro y Crédito
corresponde al Consejo de Vigilancia remover o reelegir al Auditor Interno y en el caso de los Auditores Externos y Calificadoras de riesgo éstos deben ser removidos o reelegidos conforme se establezca en sus Estatutos Orgánicos; |
| j) |
Efectuar el seguimiento a los planteamientos que la Unidad Auditoría Interna, ASFI y
Auditores Externos formulen encaminadas al fortalecimiento del Sistema de Control
Interno, verificando que la entidad ha dado solución a las observaciones planteadas en plazos comprometidos; |
| k) |
Verificar el cumplimiento del presente Reglamento, leyes, otras disposiciones normativas emitidas
por ASFI y el Directorio u Órgano equivalente, así como las
decisiones de la Junta de Accionistas o la Asamblea General de Socios o Asociados de
la entidad supervisada; |
| l) |
Asegurarse que la Unidad de Auditoría Interna evalúe el cumplimiento del presente
Reglamento, las leyes, así como de la normativa aplicable, los manuales operativos, de
organización y funciones emitidos por la entidad supervisada y de otras disposiciones
normativas emitidas por ASFI; |
| m) |
Dar cumplimiento con lo dispuesto en el Artículo 2°, Sección 2 del Reglamento para la
Realización del Trabajo de Auditoría Externa para los servicios proporcionados por los
auditores externos; |
| n) |
Asegurarse que la Unidad de Auditoría Interna desarrolle sus actividades de forma
independiente y objetiva de control eficiente para agregar valor y mejorar las
operaciones de la entidad supervisada; |
| o) |
Asegurar que los miembros de la Unidad de Auditoría Interna, la firma de Auditoría
Externa y los Calificadores de Riesgo realicen su trabajo de manera independiente; |
| p) |
Viabilizar y solucionar las situaciones que impidan cumplir su labor eficientemente a
los funcionarios de la Unidad de Auditoría Interna, Auditoría Externa, Calificadoras de
Riesgo y ASFI; |
| q) |
Establecer los medios de comunicación entre el Directorio u Órgano equivalente y las
contrapartes, como ser: Auditoría Interna, Auditoría Externa, Síndico, Fiscalizador
Interno, según corresponda a la entidad; |
| r) |
Cualquier otro asunto que a criterio del Directorio u Órgano equivalente o del Comité
de Auditoría o Consejo de Vigilancia sea necesario considerar. |
| t) |
Emitir informes generales y dictámenes sobre las actividades o decisiones del Consejo
de Administración, que serán de conocimiento de éste y puestos en consideración ante
la Asamblea General de Socios, en observancia a lo dispuesto en el Artículo 64 de la
Ley N° 356 General de Cooperativas; |
| u) |
Controlar y fiscalizar el manejo económico-financiero, legal y de funcionamiento de la
Cooperativa; |
| v) |
Verificar que el patrimonio de la Cooperativa se encuentre correctamente valorado,
registrado y salvaguardado. |
En el caso de sucursales de de bancos del extranjero establecidas en el país, las responsabilidades y funciones del Comité de Auditoría señaladas en el presente Reglamento, podrán ser ejercidas por la oficina central del exterior, aplicando las políticas y prácticas emitidas por dicha oficina, las cuales deben estar a disposición de ASFI.
Artículo 5° - (Reuniones del Comité de Auditoría y Consejo de Vigilancia)
El Comité de Auditoria o el Consejo de Vigilancia DEBEN reunirse con la periodicidad que establezca su reglamento interno de trabajo, sin perjuicio de reuniones extraordinarias. En dichas reuniones podrán participar el Gerente General, Auditor Interno y los funcionarios que el Comité de Auditoria o Consejo de Vigilancia consideren necesarios. También podrán participar los auditores externos, síndicos, inspectores de vigilancia o fiscalizadores internos,según corresponda.
Los acuerdos adoptados en las reuniones deben constar en un Libro de Actas que incluya las firmas de los participantes, debiendo adjuntarse documentación que se hubiesen revisado en dicha reunión, sea en medio físico o magnético, la cual debe estar a disposición de ASFI.
Artículo 6° - (Reglamento interno de trabajo del Comité de Auditoría y del Consejo de Vigilancia)
El Comité de Auditoría o Consejo de Vigilancia debe elaborar su reglamento interno de trabajo que será aprobado por el Directorio o por el propio Consejo de Vigilancia, el cual contendrá como mínimo lo siguiente nombramiento, conformación, , responsabilidades, funciones, prohibiciones, actas, confidencialidad de la información, ética y normas de conducta, conflicto de intereses y periodicidad de reuniones. Dicho reglamento debe estar adecuado a las disposiciones emitidas por la ASFI.
Artículo 7° - (Requisitos para los miembros del Comité de Auditoría o Consejo de Vigilancia)
Los miembros del Comité de Auditoría o Consejo de Vigilancia deben ser independientes, no ejecutivos ni funcionarios de la entidad supervisada, no presentar conflictos de intereses, que sean capaces de tener un juicio independiente sobre la información financiera de la entidad.
Los miembros de Comité de Auditoría y del Consejo de Vigilancia no deben incurrir en los impedimentos para el ejercicio de funciones de control señaladas en el Artículo 442 de la LSF. En el caso del Consejo de Vigilancia, debe cumplir además lo dispuesto en el Reglamento para Cooperativas de Ahorro y Crédito, contenido en el Capítulo III, Título I, Libro 1° de la RNSF. Al menos uno (1) de los miembros del Comité de Auditoría o Consejo de Vigilancia no debe haber tenido intervención directa en la gestión de la entidad supervisada en los dos (2) años anteriores a su designación. Asimismo, al menos un (1) miembro del Comité de Auditoría o Consejo de Vigilancia debe tener una amplia base de conocimientos de banca, finanzas, gestión de riesgos control interno y contabilidad.
Artículo 8° - (Período de vigencia)
Los miembros de Comité de Auditoría permanecerán en sus funciones por un periodo mínimo de dos (2) años, siempre que su mandato como directores no expire antes y un máximo de cuatro (4) años, no pudiendo ser reelegidos hasta pasados los dos (2) años siguientes. La renovación se realizará alternadamente de un miembro por año, de tal manera que permanezca en el mismo, por lo menos un miembro con experiencia en dichas funciones. El nombramiento y remoción de los miembros del Comité de Auditoría, debe ser comunicada a ASFI y remitirse copia legalizada del acta de Directorio, así como un informe de éste sobre el cumplimiento de lo dispuesto en esta Sección y el reglamento interno de trabajo del Comité dentro de los siguientes diez 10 días calendario.
Las funciones de los miembros del Consejo de Vigilancia serán ejercidas por el período que dispuesto en el Artículo 7°, Sección 7 del Reglamento para Cooperativas de Ahorro y Crédito, contenido en el Capítulo III, Título I, Libro 1° de la RNSF. El nombramiento y remoción de los miembros del Consejo de Vigilancia deben ser informados a ASFI, adjuntando el Acta de la Asamblea de Socios, así como un informe del Consejo de Vigilancia referido al cumplimiento de lo dispuesto en esta Sección y el reglamento interno de trabajo de este Consejo, dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la designación.