Resolución Suprema 217055

Aprobar las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa, para su aplicación en todas las entidades del Sector Público.

El Sistema de Organización Administrativa es el conjunto ordenado de normas, criterios y metodologías, que a partir del marco jurídico administrativo del sector público, el Plan Estratégico Institucional y del Programa de Operaciones Anual, regulan el proceso de estructuración organizacional de las entidades públicas, contribuyendo al logro de los objetivos Institucionales.

El objetivo general del Sistema de Organización Administrativa, es optimizar la estructura organizacional del aparato estatal, reorientándolo para prestar un mejor servicio a los usuarios, de forma que acompañe eficazmente los cambios que se producen en el plano económico, político, social y tecnológico.

Los objetivos específicos son:

-	Lograr la satisfacción de las necesidades de los usuarios de los servicios públicos.
-	Evitar la duplicación y dispersión de funciones.
-	Determinar el ámbito de competencia y autoridad de las áreas y unidades organizacionales.
-	Proporcionar a las entidades una estructura que optimice la comunicación, la coordinación y el logro de los objetivos.
-	Simplificar y dinamizar su funcionamiento para lograr un mayor nivel de productividad y eficiencia económica.

Las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa tienen como objetivos:

-	Proporcionar los elementos esenciales de organización, que deben ser considerados en el análisis, diseño e implantación de la estructura organizacional de la entidad.
-	Lograr que 1a estructura organizacional de las entidades públicas sea conformada bajo criterios de orden técnico.

Las presentes normas son de aplicación obligatoria para todas las entidades del sector publico señaladas en el artículos 3o. y 4o. de la Ley No1178 de Administración y Control Gubernamentales.

a)	El Ministerio de Hacienda es el órgano rector del Sistema de Organización Administrativa, sus atribuciones básicas están descritas en el artículo 20 de la Ley 1178 y son ejercidas a través de su unidad técnica especializada, la Dirección de Organización, Normas y Procedimientos Administrativos - DONPA.
b)	Cada entidad del Sector Público elaborará en el marco de las presentes normas básicas su Reglamento Específico para la implantación del Sistema de Organización Administrativa. El Reglamento Específico aprobado mediante disposición legal interna, deberá ser compatibilizado por el órgano rector.

Los principios en los que se sustentan las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa son:

a)	Estructuración técnica.- La estructura organizacional de cada entidad se definirá en función a su Plan Estratégico y Programa de Operaciones Anual, aplicándose criterios y metodologias técnicas de organización administrativa.
b)	Flexibilidad.- La estructura organizacional de la entidad se adecuará a los cambios internos y del entorno.
c)	Formalización.- Las regulaciones en materia de organización administrativa deberán estar establecidas por escrito.
d)	Servicio a los usuarios.- La estructura organizacional de la entidad estará orientada a facilitar la satisfacción de las necesidades de servicios públicos de los usuarios, a través de su prestación en forma ágil, eficiente y con equidad social.

En base a los procesos y funciones determinados por cada uno de los Sistemas de Administración y Control Gubernamentales, el Sistema de Organización Administrativa establece la estructura organizacional necesaria para el funcionamiento de los mismos.

El Sistema de Organización Administrativa interactúa en mayor grado con los siguientes Sistemas:

a)	El Sistema de Programación de Operaciones considerando el Plan Estratégico Institucional, la misión y los objetivos institucionales, establece los objetivos de gestión, las operaciones y recursos de la entidad, en base a los cuales se identifican las necesidades de organización. El Sistema de Organización Administrativa a su vez, prevé y establece la estructura organizacional para la elaboración y ejecución del Programa de Operaciones Anual.
b)	El Sistema de Administración de Personal, define, en relación con el Sistema de Organización Administrativa, las normas y procesos de programación de puestos, contratación y asignación de funciones del personal necesario para desarrollar las funciones de las unidades organizacionales. El Sistema de Organización Administrativa a su vez, conforma las áreas y unidades, establece medios e instancias de comunicación y coordinación interna y externa y procesos que sirven de base para la programación de puestos, la contratación y asignación de funciones.
c)	El Sistema de Control Gubernamental, establece disposiciones y normas básicas de control interno relativas al Sistema de Organización Administrativa, y ejerce el control sobre el funcionamiento del mismo. El Sistema de Organización Administrativa establece a su vez, los manuales y reglamento específico de la entidad, que sirven de base para el control gubernamental.

Las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa tienen como componentes los procesos de:

-	Análisis Organizacional.
-	Diseño Organizacional.
-	Implantación del Diseño organizacional.

El análisis, diseño e implantación de la estructura organizacional de la entidad es responsabilidad de la máxima autoridad ejecutiva y de los servidores públicos en su ámbito de competencia.

El órgano rector del Sistema de Organización Administrativa revisará las presentes normas al menos una vez al año, y de ser necesario las actualizará en base al análisis de la experiencia derivada de su aplicación, a la dinámica de la ciencia administrativa y a las observaciones y recomendaciones fundamentadas que formulen las entidades públicas.

La estructura organizacional de la entidad se adecuará de forma inmediata a la aprobación del Programa de Operaciones Anual y al Presupuesto, y cuando se presenten circunstancias internas y/o del entorno que lo justifiquen, en el marco de las presentes normas y de las disposiciones legales vigentes en materia de organización.

Las disposiciones legales vigentes en materia de organización, el Plan Estratégico Institucional y el Programa de Operaciones Anual constituirán el marco de referencia para el análisis organizacional de la entidad.

Las entidades en funcionamiento analizarán si la estructura organizacional ha constituido un medio eficiente y eficaz para el logro de los objetivos propuestos en el Programa de Operaciones.

Se evaluará, fundamentalmente:

-	la calidad de los servicios y/o bienes proporcionados a los usuarios,
-	la efectividad de los procesos.
-	La rapidez de respuesta de la estructura organizacional frente a los cambios internos y externos.

Este proceso se realizará como parte del análisis de situación regulado en las Normas Básicas del Sistema de Programación de Operaciones y cuando las circunstancias así lo justifiquen.

Asimismo, se deberá realizar un análisis prospectivo a fin de determinar la necesidad o no de ajustar la estructura organizacional para lograr los objetivos de gestión.

En base al resultado del análisis organizacional se podrán tomar decisiones respecto a los siguientes aspectos:

-	Adecuar, fusionar, suprimir y/o crear áreas y unidades.
-	Reubicar las diferentes unidades en la estructura.
-	Redefinir canales y medios de comunicación interna.
-	Redefinir instancias de coordinación interna y de relación interinstitucional.
-	Rediseñar procesos.
-	Otros específicos de organización.

La máxima autoridad ejecutiva de la entidad, aprobará y aplicará el plan de implantación que deberá contener, al menos, lo siguiente:

-	Objetivos y estrategias de implantación.
-	Cronograma.
-	Recursos humanos, materiales y financieros necesarios.
-	Responsables de la implantación.
-	Programa de difusión, orientación, adiestramiento y/o capacitación a responsables y funcionarios involucrados.

El diseño organizacional se establece para alcanzar los objetivos del Programa de Operaciones Anual, por lo cual, constituyen requisitos para su implantación, la puesta en marcha del Programa de Operaciones Anual, sus bases estratégicas, y la disponibilidad de los recursos humanos, físicos y financieros previstos.

El personal superior y el personal involucrado en los cambios organizacionales, deberán participar durante todo el proceso para facilitar el logro de los objetivos planteados.

El proceso de implantación, considerará las siguientes etapas:

-	Difusión del Manual de Organización y Funciones, Manual de Procesos y otro material diseñado para tal fin.
-	Orientación, adiestramiento y/o capacitación de los funcionarios involucrados.
-	Aplicación del plan de acuerdo con la estrategia aprobada.
-	Seguimiento para realizar los ajustes necesarios.